Eine Checkliste für die Messeplanung kann helfen, die Messe gut vorzubereiten und somit den gewünschten Erfolg zu erzielen. Es gibt eine Vielzahl von Punkten bei der Messeplanung zu beachten. Je nach Unternehmen kann diese Checkliste beliebig erweitert werden.

1. Genaue Aufstellung der eigenen Messeziele. Diese sind aus den eigenen Unternehmenszielen erkennbar und können zum Beispiel Gewinnung von Neukunden, Firmenwerbung oder auch die Erschließung neuer Märkte sein. Die Vorstellung neuer und innovativer Produkte ist ein weiteres Ziel.

2. Festlegen, welche Messen in naher Zukunft überhaupt für eine Vorstellung in Frage kommen und Informationen über die Messen besorgen.

3. Organisationsplanung des Mitarbeiterstammes. Hierbei muss festgestellt werden, ob im geplanten Zeitraum der Messe überhaupt genügend qualifiziertes Personal im Hause ist, um die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Messe organisieren zu können.

4. Festlegung und genaue Berechnung der möglichen mit der Messe verbundenen Kosten und Feststellung, ob das Messebudget ausreichend ist.

5. Klärung organisatorischer Fragen zur Messe. Das beinhaltet die Auswahl der Exponate, aber auch die Gestaltung des Messestandes, also Größe, Dekoration, Anzahl der ständig anwesenden Mitarbeiter und ähnliches.

6. Anmeldung zur Messe nicht vergessen! Dabei darauf achten, ob innerhalb einer bestimmten Frist eine Bestätigung der Anmeldung versendet werden muss.

7. Eventuell Termin mit dem Leiter der Messe, beziehungsweise dem Organisator, machen, um den idealen Standort auf der Messe zu bekommen. Davon ist der Erfolg einer jeden Messe abhängig, der Standort muss zum Beispiel in das richtige Themengebiet eingeordnet werden.

8. Übermittlung der eigenen organisatorischen Überlegungen an den Messebauer, also beispielsweise benötigte Stellfläche, Standgröße, etc.

9. Drucksachen fertigstellen und organisatorische Fragen klären. Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, die Hotels zu buchen und die Anreise zu organisieren. Weiterhin müssen Visitenkarten, Infomaterial und andere Drucksachen fertiggestellt werden, die als Hand Outs in Frage kommen.

10. Werbeanzeigen schalten, um auf die Teilnahme des Unternehmens an der Messe aufmerksam zu machen.

11. Vorbereitung von Datenbanken, beispielsweise zur Aufnahme von Bestellungen oder für neue Kunden.

12. Sämtliches technisches Zubehör beim Messebauer bestellen, wie etwa Telefonanschluss, Internetanschluss, diverse Kabel und weitere Dinge, die nicht selbst mitgebracht werden sollen.

13. Organisation des Transports der Exponate, Reservierung von Parkplätzen für die Mitarbeiter, Eintragung in den Messekatalog.

14. Pressemappe erstellen und an die Presse versenden, Einladungen zur Messe an Kunden versenden.

15. Erstellung eines Einsatzplanes für die teilnehmenden Mitarbeiter, eventuell spezielle Schulung des Personals, Festlegung eines einheitlichen Erscheinungsbildes, also zum Beispiel Kleidung mit Firmenlogo oder ähnliches.

16. Bestellung von Blumen und Gestecken zur weiteren Standdekoration.

17. Anreise zur Messe und Abnahme des Messestandes.

18. Endgültige Dekoration des Messestandes, mit Dekostoff oder Kunstleder, Platzierung der Ausstellungsstücke, Einweisung des durchführenden Personals.

19. Messeberichte bereits während der Messe auswerten, um eventuell Veränderungen im eigenen Konzept vorzunehmen, dazu gehört auch die Beobachtung der Wettbewerber.

20. Nach Beendigung der Messe: Standabbau, beziehungsweise Abbau der Dekoration.

21. Nachbereitung und Auswertung der Messe, dabei Kontrolle des Erfolges und der Einhaltung der im Vorab gesteckten Ziele.